Piloter ses prestataires de service

Introduction
Présentation des participants et de leurs expériences
Identification des attentes et objectifs individuels
Présentation des objectifs de la formation et de son cadre
Mise en contexte des enjeux et objectifs du pilotage des prestataires
Comprendre les enjeux du recours aux prestataires
Identifier les enjeux de l’activité externalisée
Comprendre les raisons et avantages de la sous-traitance
Définir une stratégie de sous-traitance efficace
Exploration contextuelle des besoins en sous-traitance
Maîtriser le cadre contractuel
Comprendre le cadre juridique et contractuel d’une relation de prestation
Analyser les clauses essentielles d’un contrat
Identifier les droits et obligations réciproques
Exercice pratique : établissement d’une fiche de synthèse contractuelle
Définir un cahier des charges technique et fonctionnel
Identifier précisément les besoins et livrables attendus
Distinguer les tâches à sous-traiter et les lots de prestation
Rédiger une spécification de prestation claire : critères et niveaux de service
Engager la prestation
Collaborer efficacement avec les services achats
Identifier les sous-traitants potentiels et analyser leurs attentes
Conduire une consultation et sélectionner le prestataire idéal
Passer la commande et officialiser la collaboration
Mettre en place un management hors hiérarchie
Définir des objectifs clairs avec la méthode SMART
Construire une matrice des rôles et responsabilités (RACI)
Structurer l’organigramme des tâches et les fréquences de suivi
Organiser le kick-off et les entretiens de contribution
Formalisation du COPIL : méthodes d’analyse et soins relationnels
Exercice : Définir l’agenda des réunions et les éléments de suivi
Piloter la prestation et la performance
Assurer la sécurité et la traçabilité des interventions
Gérer les demandes d’évolution et traiter les réclamations
Créer un dossier de suivi des écarts de prestation
Mettre en place des actions correctives adaptées
Suivi de la qualité : Indicateurs (KPI) et évaluation de la performance
Validation de l’exécution et réception contractuelle
Anticiper les risques et prévenir les dérives
Identifier les leviers d’action et renforcer sa crédibilité
Comprendre la notion de dépendance économique
Mesurer l’impact du non-respect contractuel et des suspensions d’obligations
Connaître les conditions de résiliation et de résolution d’un contrat
Mettre en place des réponses graduées et systématiques en cas de litige
Sensibilisation à la gestion contentieuse et aux résolutions amiables