Faire d’Outlook son meilleur allié

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Objectifs de formation

Utiliser efficacement les fonctionnalités d’Outlook

Objectifs pédagogiques

Gagner en efficacité dans la gestion de leur boîte mail
Optimiser l’usage du calendrier et des tâches pour mieux organiser leur temps
Utiliser Outlook comme un outil de pilotage et de communication
Découvrir des fonctionnalités avancées souvent méconnues

Prérequis

Aucun

Public

Tout public

Le Programme

Maîtriser les fondamentaux de la messagerie

Organiser sa boîte de réception : tri, regroupement, filtres, catégories
Utiliser les règles pour automatiser le traitement des emails
Gérer les pièces jointes et les liens (OneDrive)
Astuces pour réduire les emails inutiles et améliorer la clarté de ses messages
Bonnes pratiques de communication par mail (en tant que manager)

Organiser son temps avec le calendrier

Créer et partager un agenda
Planifier des réunions efficaces (vérification de disponibilité, options de réponse, Teams)
Ajouter des rappels, notifications, suivi
Gérer plusieurs calendriers (équipe, projets)
Intégrer les temps de management (entretiens, rituels, suivi)

Gérer les tâches et le suivi

Créer et suivre ses tâches dans Outlook et To Do
Lier un email à une tâche ou un rendez-vous
Utiliser les indicateurs de suivi et les statuts de priorité
Collaborer autour des tâches (gestion partagée si besoin)

Outlook comme outil de pilotage managérial

Utiliser les catégories pour organiser ses projets ou domaines (ex. RH, clients, production…)
Suivre les échanges-clés avec ses collaborateurs
Centraliser les rappels et points à traiter en 1-1
Exploiter Outlook en lien avec d’autres outils Microsoft (Teams, OneNote, Planner…)

Modalité pédagogiques

Alternance d’apports théoriques et pratiques
Exercices d’applications construits à partir des informations transmises par le commanditaire
Travail en sous-groupe
Document de synthèse remis à l’issue de la formation
Matériel : aucun

Modalités d'évaluation des acquis

En amont de la formation : recueil des attentes, réunion de cadrage
Pendant la formation : Test, QCM, cas pratiques, mises en situation
En aval de la formation : évaluation à chaud, évaluation à froid.

Financement

OPCO sous conditions
Entreprise
Individuel

Modalité d’entrée

Intra-entreprise en concertation avec l’entreprise
Inter-entreprises, selon planning de formation ORDIA
Horaires de 8h30 à 12h00 et de 13h00 à 16h30

Prévention des ruptures de parcours en formation

Création d’un climat bienveillant et inclusif dès le démarrage pour favoriser l’implication de chacun.
Identification des niveaux et besoins individuels afin d’adapter le rythme et les explications (tour de table).
Méthodes pédagogiques variées (démonstrations, cas pratiques, échanges collectifs) pour maintenir l’attention et l’intérêt.
Questions fréquentes de la part de l’intervenant/e et valorisation des apports des participant·e·s pour renforcer l’engagement.
Temps de reformulation ou appui individuel si nécessaire afin d’éviter le décrochage.

Votre fidélité récompensée

Chez ORDIA, nous bâtissons des relations solides et de confiance avec nos clients que nous considérons davantage comme des partenaires de projets. Si vous êtes un client régulier, en guise de remerciement pour votre fidélité, vous bénéficierez à nouveau de tarifs avantageux.

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